Syarat Penerima
Tamu
Penerima tamu
harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat, kulaifikasi ini diperlukan
agar tamu – tamu yang berkunjung mendapatkan kesan yang positif terhadap
perusahaan. Untuk menjadi seorang penerima tamu atau resepsionis yang baik
harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Sopan dan ramah
2.
Berkepribadian menarik
3.
Bijaksana
4.
Memepunyai pengetahuan yang memadai mengenai struktur
organisasi dan hal – hal penting yang berkaitan denga organisasi, serta
pengetahuan lain yang berkaitan dengan itu.
B. Menerima Tamu
Tata cara menerima tamu dalam suatu organisasi umumnya
dibedakan dalam dua tata cara, yaitu tata cara langsung yang dikelola oleh tiap
bagian dan tata cara yang dikelola oleh penerima tamu, resepsionis, atau oleh
unit khusus. Dalam hal ini yang perlu menjadi perhatian adalah tamu yang akan
menemui pimpinan. Tamu yang akan menemui pimpinan biasanya akan diterima
terlebih dahulu oleh sekretaris. Kesan pertama bagi seorang tamu adalah
pelayanan tamu, maka setiap tamu hendaknya diberi suatu pelayanan yang sebaik –
baiknya.
Sebelum menerima tamu, sekretaris hendaknya:
1.
Mencatat semua data atau informasi yang berhubungan
dengan janji pertemuan yang akan dilakukan oleh klien dengan pimpinan atau
pihak perusahaan.
2.
Menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum hari
pertemuan yang telah ditentukan tiba.
3.
Menerima dengan baik setiap klien atau perwakilan dari
perusahaan lain yang menelpon untuk membuat janji pertemuan.
4.
Memberikan perhatian khusus pada area resepsionis karena
area tersbut merupakan tempat pertama di mana tamu memberikan kesan terhadap
perusahaan. Area resepsionis yang rapi dan bersih tentu akan memberikan kesan
yang positif bagi tamu yang berkunjung.
5.
Memberikan petunjuk arah lokasi apabila tamu yang akan
berkunjung tidak mengetahui lokasi perusahaan, selain itu juga memberikan
arahan mengenai hal – hal yang harus dipersiapkan sebelum bertamu.
6.
Sekretaris menyiapkan dan memberikan gambaran umum secara
formal yang berkaitan dengan perusahaan apabila tamu yang berkunjung adalah
klien baru yang ingin mengadakan kerjasama dengan perusahaan.
C. Melayani Tamu
Menurut Sedarmayanti, hal – hal yeng perlu dipahami dan
dilaksanakan oleh penerima tamu untuk diterapkan, antara lain:
1.
Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan
menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi buku tamu.
2.
Penerima tamu harus mampu menjaga pambicaraan dan mampu
membedakan hal – hal yang perlu dan tidak perlu untuk dibicarakan dengan tamu.
3.
Penerima tamu harus dapat mengarahkan tamu, memberikan
informasi yang dibutuhkan oleh tamu, dan membantu pimpinan dalam melayani dan
membuat perjanjian dengan tamu.
4.
Penerima tamu harus memberikan penjelasan dengan baik dan
sopan apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu pada waktu yang telah
disepakati, dengan demikian tidak menyinggung perasaan tamu.
5.
Usahakan agar tamu merasa senang dan nyaman apabila tamu
harus menunggu. Jika memungkinkan disediakan bahan bacaan (koran, majalah, dan
lain- lain) di ruang tamu.
6.
Berikan perhatian kepada setiap tamu dan segera ambil
keputusan dengan pertimbangan tertentu apabila tamu ternyata harus bertemu
dengan pejabat atau bagian lain.
Sedangkan menurut Bendeich, ada sebelas poin yang harus
terkandung dalam menerima tamu, yaitu:
1.
Welcome callers
pleasantly
Misal:
Tamu baru : “Selamat pagi, ada yang bisa saya bantu?”
Tamu rutin : “Selamat pagi, Pak Jihan. Bagaimana kabarnya? Kebetulan Pak
Johan sedang menerima tamu, tapi beliau tidak akan membiarkan Bapak menunggu
terlalu lama. Apakah Bapak ingin membaca koran sambil menunggu beliau?
2.
Pay attention
Tamu baru ataupun tamu lama harus diperhatikan dengan baik. Dengarkan
terlebih dahulu apa yang mereka inginkan lalu usahakan untuk membantu mereka.
3.
Obtain relevant
information
Jika menanyakan tujuan tamu/ klien untuk bertemu dengan seorang pegawai
(baik atasan atau bukan), tunjukkan dengan antusias dan ramah.
4.
Help clients wait
Jika ada keterlambatan, segera komunikasikan keterlambatan terseut kepada
tamu. Tawarkan majalah, koran, dan sebagainya. Jika dalam perusahaan terdapat cafe,
maka tamu dapat ditawarkan untuk menikmati minuman ringan.
5.
Care for the
reception area
Area penerimaan tamu harus teratur, rapi, dan bersih. Akan lebih baik jika
disediakan asbak bersih, koran, atau majalah. Ruangan dapat diperindah dengan
pot bunga, tanaman, dan sebagainya.
6.
Establish an
executive file
Berguna untuk membantu menghubungi para eksekutif secara tepat dan
menghubungkan klien pada orang yang tepat pula, maka penerima tamu harus
mengetahui jadwal atau lokasi para eksekutifnya.
7.
Don’t prejudge
Penerima tamu harus bijaksana dalam menghadapi siapapun tamu yang datang.
Jika tamu yang datang berpenampilan kurang meyakinkan, bukan berarti kita
menganggap mereka tidak penting.
8.
Deal with problems
Tamu yang tidak sopan, pemarah, dan lain – lain, harus ditanggapi dengan
bijaksana dan tetap berusaha untuk menjalin kerjasama yang baik dan menerangkan
sebaik – baiknya informasi yang diperlukan oleh tamu tersebut. Jangan mudah
terpancing emosi atau agresif.
9.
Satisfy caller’s
needs
Jika orang yang berkepentingan sedang tidak ada di tempat, cari alternatif
dengan menghubungkan tamu dengan pihak lain yang lebih tepat untuk menanganinya,
sehingga tamu tidak perlu datang berulang kali. Berika saran agar tamu menelpon
dan membuat janji terlebih dahulu sebelum datang ke perusahaan.
10. Say goodbye
Misalnya: “sampai jumpa, terima kasih atas kunjungan Anda.”
11. Keep an up to date
client file and accurate appointment records
Arsip dari setiap klien perlu dijaga dengan baik. Selain itu, setiap tamu
yang datang perlu dibuat pencatatan karena harus di-follow up oleh
perusahaan. Dengan demikian, tidak seorangpun pegawai perkantoran yang mengetahui
siapa dan apa maksud kedatangan tamu yang masuk dan keluar perusahaan, apalagi
jika tamu tersebut tamu yang penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Setiap perkantoran harus melayani tamu yang datang ke
perusahaan dengan baik, baik tamu yang sudah membuat janji terlebih dahulu
maupun tamu yang tidak membuat janji terlebih dahulu. Penanganan tamu yang baik
sangat diperlukan agar tamu merasa terpuaskan, terutama bagi para stakeholders
yang memiliki kepentingan langsung terhadap perusahaan, dan juga untuk
memberikan kesan yang positif terhadap perusahaan secara keseluruhan.
Kesan pertama yang positif penting dicapai karena
selanjutnya dapat mempermudah hubungan kerjasama yang saling menguntungkan di
masa – masa yang akan datang serta mendukung terciptanya hubungan yang lebih
kondusif di antara mitra bisnis perusahaan.