Sikap dalam pelanyanan efektif yang
perlu diperhatikan sebagai seorang penerima telepon
Tata cara menerima telepon yang baik
Etika dan Tata Cara Menangani Telepon
Keluar
PENUTUP
Cara
menangani telepon ada dua macam yaitu:
1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)
1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)
SLIDE 3
sikap dalam
pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan
adalah 7C yaitu:
1. Caring
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon
2. Commited
Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi
3. Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.
4. Considetate
Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon
5. Controlled
Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )
6. Creative
Mampu menemukancara - cara yang baik dalam menerima telepon
7. Contagious
Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.
1. Caring
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon
2. Commited
Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi
3. Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.
4. Considetate
Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon
5. Controlled
Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )
6. Creative
Mampu menemukancara - cara yang baik dalam menerima telepon
7. Contagious
Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.
TATA CARA MENERIMA TELEPON YANG BAIK
a.Begitu telepon berdering, sekretaris
harus sekretaris segera mengangkat. Telepon, jangan biarkan telepon berdering
lebih dari 3 kali.
b. Angkat telepon dengan tangan kiri dan
tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
c. Menjawab telepon hendaknya singkat,
jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT Mahakam
Trade”. Hindari penggunaan kata “Halo”.
d. Mencatat segala pesan atau
permintaan penelepon dengan penuh perhatian
e. Bila perlu, sekretaris dapat meminta
penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
f. Nomor-nomor telepon, angka-angka,
dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
g. Menutup telepon setelah penelepon
memutuskan hubungan terlebih dahulu.
Etika dan Tata Cara Menangani Telepon
Keluar
Etika Berbicara Ketika
Melakukan Panggilan Keluar
a. Ucapkan salam.
b. Sebutkan identitas diri dan
perusahaan.
c. Utarakan maksud yang ingin
disampaikan dengan santun.
d. Ucapkan terima kasih.
Tata cara menangani telepon keluar
1. Sebelum menghubungi nomor telepon
yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku
telepon
2. Mencatat semua pokok-pokok
permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note
3. Jika salah sambung hendaknya segera
minta maaf
4. Bila hubungan sudah tersambung,
sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelepon
5.
Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan
baik
Tidak ada komentar:
Posting Komentar